Datenschutz­hinweis / Privacy Notice

1Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

2Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der externe Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3Anmeldung zum Event (RSVP-Formular)

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Für die Anmeldung zum Event „Wacken Comes to St. Pauli“ stellen wir ein RSVP-Formular zur Verfügung. Dabei werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

• Vorname und Nachname (Pflichtfeld)
• Unternehmen/Organisation (Pflichtfeld)
• Rolle/Position (Pflichtfeld)
• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• Gastgeber (Auswahl „Guest of“) (Pflichtfeld)

Zweck der Verarbeitung

Die erhobenen Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

• Führung der Gästeliste und Zutrittskontrolle am Veranstaltungsabend (einschließlich Namensprüfung mit Lichtbildausweis an der Tür)
• Versand der Anmeldebestätigung per E-Mail
• Kommunikation im Zusammenhang mit der Veranstaltung (z. B. organisatorische Hinweise, Änderungen)

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (Bearbeitung Ihrer Anmeldung und Organisation der Veranstaltung). Ergänzend stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Organisation und sicheren Durchführung der Veranstaltung.

Speicherdauer

Die im Rahmen der Anmeldung erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum 17. September 2026 (Tag der Veranstaltung) gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer früheren Löschung entgegenstehen.

4Veranstaltungsfotografie und -videografie

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Während der Veranstaltung werden Foto- und Videoaufnahmen für Presse- und PR-Zwecke der WOA Festival GmbH und des Reeperbahn Festivals angefertigt.

Die Aufnahmen zeigen das Veranstaltungsgeschehen insgesamt, ohne einzelne Personen in den Mittelpunkt zu rücken. Hierzu zählen Aufnahmen der Bühne, des Publikums aus der Ferne, der Location und der allgemeinen Atmosphäre.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. §§ 22, 23 Abs. 1 Nr. 3 des Gesetzes betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie (KUG). Unser berechtigtes Interesse liegt in der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit für die Veranstaltung und künftige Events. Bei Übersichtsaufnahmen, auf denen einzelne Personen lediglich als Beiwerk neben einer Veranstaltung erscheinen, ist eine gesonderte Einwilligung nach § 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG grundsätzlich nicht erforderlich.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Bitte wenden Sie sich dazu an die unter Ziffer 2 genannte Kontaktadresse.

Verwendungszweck und Empfänger

Die Aufnahmen werden ausschließlich für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der WOA Festival GmbH sowie des Reeperbahn Festivals verwendet. Eine Veröffentlichung kann insbesondere auf den Websites, in sozialen Medien, in Pressemitteilungen und in Printpublikationen der genannten Veranstalter erfolgen.

Speicherdauer

Foto- und Videoaufnahmen werden so lange gespeichert, wie dies für den Zweck der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit erforderlich ist. Im Falle eines Widerrufs der Einwilligung oder eines berechtigten Widerspruchs werden die betreffenden Aufnahmen unverzüglich aus unseren aktiven Systemen gelöscht, soweit dem keine überwiegenden berechtigten Interessen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Eine vollständige Löschung aus bereits veröffentlichten Medien Dritter (z. B. Pressearchive) kann nicht in jedem Fall gewährleistet werden.

5Barrierefreiheitsanfragen

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Anmeldung haben Sie die Möglichkeit, Angaben zu besonderen Barrierefreiheitsbedürfnissen zu machen, insbesondere zu:

• Stufenfreier Wegeführung
• Reserviertem Sitzplatz
• Begleitplatz

Hinweis auf besondere Datenkategorien: Diese Angaben können Rückschlüsse auf Ihren Gesundheitszustand zulassen und stellen daher besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO dar.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der bedarfsgerechten Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung, um Ihnen eine barrierefreie Teilnahme zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die Sie durch die freiwillige Angabe der entsprechenden Informationen im Anmeldeformular erteilen.

Enge Zweckbindung und Speicherdauer

Die im Rahmen der Barrierefreiheitsanfrage erhobenen Daten werden streng zweckgebunden verarbeitet und ausschließlich den für die Umsetzung zuständigen Mitarbeitern zugänglich gemacht. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Die Daten werden unverzüglich nach Durchführung der Veranstaltung – spätestens innerhalb von sieben Tagen nach dem 17. September 2026 – gelöscht.

Widerruf

Sie können die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Barrierefreiheitsdaten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte wenden Sie sich dazu an die unter Ziffer 2 genannte Kontaktadresse.

6Weitergabe an Dritte / Empfänger

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben.

Im Einzelnen können folgende Empfänger bzw. Empfängerkategorien Ihre Daten erhalten:

• Reeperbahn Festival (Inferno Events GmbH & Co. KG): Im Rahmen der gemeinsamen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit können Foto- und Videoaufnahmen an das Reeperbahn Festival weitergegeben werden (siehe Ziffer 4).
• IT- und Hosting-Dienstleister, der die Website und das Anmeldeformular technisch betreibt, als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
• Sicherheitsdienstleister, für den Einlass und Abgleich der Anmeldedaten.

Ihre Anmeldedaten werden nicht an an Dritte weitergegeben.

Mit allen Auftragsverarbeitern wurden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

7Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittländer) findet grundsätzlich nicht statt. Sollte im Einzelfall eine Übermittlung an Empfänger in Drittländern erforderlich sein (z. B. bei der Nutzung von IT-Diensten mit Serverstandorten außerhalb der EU/des EWR), erfolgt diese nur, sofern ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO vorliegt, geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO vereinbart wurden (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln) oder eine Ausnahme nach Art. 49 DSGVO greift.

8Speicherdauer und Löschung

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine längere Speicherung vorsehen. Zusammenfassend gelten folgende Fristen:

• Anmeldedaten (RSVP): Löschung bis zum 17. September 2026 (Tag des Events)
• Barrierefreiheitsdaten: Löschung unverzüglich nach Durchführung der Veranstaltung, spätestens innerhalb von sieben Tagen
• Foto-/Videoaufnahmen: Speicherung, solange für den Zweck der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit erforderlich; bei Widerruf der Einwilligung bzw. berechtigtem Widerspruch unverzügliche Löschung

Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfrist werden die Daten routinemäßig gelöscht, es sei denn, eine weitere Verarbeitung ist zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

9Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen als betroffener Person die folgenden Rechte zu, die Sie jederzeit gegenüber dem Verantwortlichen oder dem Datenschutzbeauftragten geltend machen können:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Sie betreffender personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr notwendig sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestritten haben, für die Dauer der Überprüfung.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt. Den Widerruf können Sie formlos an die unter Ziffer 2 genannte Kontaktadresse richten.

10Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

11Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der im RSVP-Formular als Pflichtfelder gekennzeichneten personenbezogenen Daten (Name, Unternehmen/Organisation, Rolle/Position, E-Mail-Adresse, Gastgeber) ist für die Anmeldung zum Event und die Aufnahme in die Gästeliste erforderlich. Ohne die Angabe dieser Daten ist eine Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich, da eine Zutrittskontrolle mittels Namensprüfung und Lichtbildausweis durchgeführt wird.

Die Angaben zu Barrierefreiheitsbedürfnissen sind freiwillig. Werden diese nicht bereitgestellt, kann es jedoch sein, dass wir einen barrierefreien Zugang nicht oder nicht vollständig sicherstellen können.

12Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt.

13Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeiten in der Datenschutzerklärung abzubilden. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig einzusehen.

Stand: September 2026

1Name and contact details of the controller

The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) and other data protection provisions is:

2Contact details of the data protection officer

The controller’s external data protection officer is:

If you have any questions about data protection, you may contact our data protection officer at any time.

3Registration for the event (RSVP form)

Description and scope of data processing

To register for the “Wacken Comes to St. Pauli” event, we provide an RSVP form. The following personal data is collected:

• First name and last name (mandatory field)
• Company/organization (mandatory field)
• Role/position (mandatory field)
• Email address (mandatory field)
• Host (selection “Guest of”) (mandatory field)

Purpose of processing

The data collected is processed for the following purposes:

• Maintaining the guest list and access control on the evening of the event (including checking names against photo identification at the door)
• Sending the registration confirmation by email
• Communication in connection with the event (e.g., organizational information, changes)

Legal basis

The data is processed on the basis of Art. 6 para. 1 lit. b GDPR, insofar as the data processing is necessary for the performance of pre-contractual measures (processing your registration and organizing the event). In addition, we base the processing on Art. 6 para. 1 lit. f GDPR; our legitimate interest lies in the proper organization and secure conduct of the event.

Storage period

The personal data collected as part of the registration will be stored until 17 September 2026 (day of the event) and then deleted, unless statutory retention obligations prevent earlier deletion.

4Event photography and videography

Description and scope of data processing

During the event, photographs and video recordings will be made for press and public relations purposes of WOA Festival GmbH and the Reeperbahn Festival.

The recordings show the event as a whole, without focusing on individual persons. This includes recordings of the stage, the audience from a distance, the venue and the general atmosphere.

Legal basis

Art. 6 para. 1 lit. f GDPR in conjunction with §§ 22, 23 para. 1 no. 3 of the Act on Copyright in Works of Fine Arts and Photography (KUG). Our legitimate interest lies in documenting the event and in public relations for the event and future events. In overview shots in which individual persons appear merely as incidental subjects alongside an event, separate consent under § 23 para. 1 no. 3 KUG is generally not required.

Right to object: You have the right, on grounds relating to your particular situation, to object at any time to the processing of personal data concerning you (Art. 21 para. 1 GDPR). Please contact the address specified in Section 2.

Purpose of use and recipients

The recordings will be used exclusively for the press and public relations work of WOA Festival GmbH and the Reeperbahn Festival. In particular, publication may take place on the websites, in social media, in press releases and in print publications of the aforementioned organizers.

Storage period

Photographs and video recordings will be stored for as long as necessary for the purposes of press and public relations. In the event of withdrawal of consent or a justified objection, the recordings concerned will be deleted from our active systems without undue delay, unless this is precluded by overriding legitimate interests or statutory retention obligations. Complete deletion from media already published by third parties (e.g., press archives) cannot be guaranteed in every case.

5Accessibility requests

Description and scope of data processing

As part of the registration, you have the option of providing information about specific accessibility needs, in particular:

• Step-free routing
• Reserved seat
• Companion place

Notice regarding special categories of data: This information may allow conclusions to be drawn about your state of health and therefore constitutes special categories of personal data within the meaning of Art. 9 para. 1 GDPR.

Purpose and legal basis

The processing is carried out exclusively for the purpose of preparing for and conducting the event in a manner tailored to your needs, in order to enable you to participate in the event without barriers. The legal basis is your explicit consent pursuant to Art. 9 para. 2 lit. a GDPR, which you provide by voluntarily entering the relevant information in the registration form.

Strict purpose limitation and storage period

The data collected as part of the accessibility request will be processed strictly for the specified purpose and made accessible only to the employees responsible for implementing the arrangements. It will not be disclosed to third parties. The data will be deleted without undue delay after the event has taken place – at the latest within seven days after 17 September 2026.

Withdrawal

You may withdraw your consent to the processing of your accessibility data at any time with effect for the future. Please contact the address specified in Section 2.

6Disclosure to third parties / recipients

Your personal data will generally be transmitted to third parties only insofar as this is necessary for the purposes stated in this Privacy Policy or you have consented to it.

In particular, the following recipients or categories of recipients may receive your data:

• Reeperbahn Festival (Inferno Events GmbH & Co. KG): As part of the joint press and public relations work, photographs and video recordings may be disclosed to the Reeperbahn Festival (see Section 4).
• IT and hosting service provider that technically operates the website and registration form, as a processor pursuant to Art. 28 GDPR.
• Security service provider, for admission and matching of registration data.

Your registration data will not be disclosed to any third parties.

Data processing agreements pursuant to Art. 28 GDPR have been concluded with all processors.

7Transfers to third countries

Personal data is generally not transferred to countries outside the European Union or the European Economic Area (third countries). If, in an individual case, a transfer to recipients in third countries is necessary (e.g., when using IT services with server locations outside the EU/EEA), this will take place only if an adequacy decision by the European Commission pursuant to Art. 45 GDPR has been issued, appropriate safeguards pursuant to Art. 46 GDPR have been agreed (in particular EU Standard Contractual Clauses), or an exception under Art. 49 GDPR applies.

8Storage period and deletion

We process and store your personal data only for as long as this is necessary to fulfill the respective processing purpose or statutory retention periods require longer storage. In summary, the following periods apply:

• Registration data (RSVP): Deletion by 17 September 2026 (day of the event)
• Accessibility data: Deletion without undue delay after the event has taken place, at the latest within seven days
• Photographs/video recordings: Storage for as long as necessary for the purposes of press and public relations; immediate deletion upon withdrawal of consent or a justified objection

After expiry of the respective storage period, the data will be routinely deleted unless further processing is necessary to fulfill a legal obligation or to assert, exercise or defend legal claims.

9Your rights as a data subject

As a data subject, you have the following rights, which you may exercise at any time against the controller or the data protection officer:

Right of access (Art. 15 GDPR)

You have the right to request confirmation as to whether personal data concerning you are being processed. If this is the case, you have the right to access this personal data and to the information specified in detail in Art. 15 GDPR.

Right to rectification (Art. 16 GDPR)

You have the right to request without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning you and, where applicable, the completion of incomplete data.

Right to erasure (Art. 17 GDPR)

You have the right to request the erasure without undue delay of personal data concerning you, provided that one of the grounds specified in Art. 17 GDPR applies, e.g., if the data are no longer necessary for the purposes pursued.

Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)

You have the right to request restriction of processing if one of the requirements specified in Art. 18 GDPR is met, e.g., if you have contested the accuracy of the data, for the duration of the verification.

Right to data portability (Art. 20 GDPR)

You have the right to receive the personal data concerning you that you have provided to the controller in a structured, commonly used and machine-readable format, and to transmit those data to another controller without hindrance, provided that the processing is based on consent or a contract and is carried out by automated means.

Right to object (Art. 21 GDPR)

You have the right, on grounds relating to your particular situation, to object at any time to the processing of personal data concerning you that is carried out on the basis of Art. 6 para. 1 lit. f GDPR (legitimate interest). The controller will then no longer process the personal data unless it can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override the interests, rights and freedoms of the data subject, or the processing serves the establishment, exercise or defense of legal claims.

Right to withdraw consent (Art. 7 para. 3 GDPR)

Where processing is based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out on the basis of consent before the withdrawal. You may send the withdrawal informally to the address specified in Section 2.

10Right to lodge a complaint with a supervisory authority

Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority if you consider that the processing of personal data concerning you infringes the GDPR (Art. 77 GDPR).

11Obligation to provide the data

The provision of the personal data marked as mandatory fields in the RSVP form (name, company/organization, role/position, email address, host) is necessary for registration for the event and inclusion on the guest list. Without providing this data, participation in the event is not possible because access control is carried out by checking names against photo identification.

Information about accessibility needs is voluntary. However, if this information is not provided, we may not be able to ensure barrier-free access, or may only be able to ensure it to a limited extent.

12Automated decision-making / profiling

No automated decision-making, including profiling, within the meaning of Art. 22 para. 1 and 4 GDPR takes place.

13Changes to this Privacy Policy

We reserve the right to amend this Privacy Policy as necessary so that it always complies with current legal requirements or to reflect changes to our processing activities in the Privacy Policy. We recommend that you review this Privacy Policy regularly.

As of: September 2026